outlookで業務効率化とは【6選】

outlookで業務効率化とは

皆さんこんにちは、しゅんすけ(@keymaniac)です。

皆さんの会社では社用メールは何をお使いしてますか?

使用が多い順で言うと、アウトルックが1番で(38.7%)、Gメールが2番(16.0%)になります。

それだけ現在、アウトルックの使用頻度が増えている中で、実はそこまで使い方をマスターしている人はいないと思います。

1日の業務の中で、メールを使う頻度はとても多いと思います。(業務内容にもよりますが)

無駄を省く。

この無駄を無くすことで、年間約500時間の短縮になります!

これはもうやるしかないと思います。

そんなテクニックの1つを今回はご紹介させていただきます。

朝、受信トレイをチェックすると、メールがたくさん溜まっていると思います。

さて、このメールたちを読み進めていきますが、私自身がありがちだった例をご紹介いたします。

既読した後、返信を忘れてしまう

要はTO DO LISTから外れてしまっている状態です。

これをきちんと整理すれば、返信忘れは防げます。

受信トレイとアーカイブフォルダにわけるのが一番適切です。

解決方法

着ているメールを一つ一つチェックしていきます。

着ているメールの中で、特にこちらからアクションを起こす必要のないものに関しては

どんどんアーカイブ(別フォルダに分ける)していってください。

自分からアクションを起こすものだけ、受信トレイに残してください。

この時に注意していただきたいのが、メールを削除する必要はありません!

このメールは必要か否かという風に考えて削除する時間がもったいないです。

このシンプルな方法をするだけで、大分返信忘れはなくなりました。

メール件数がありすぎて、後日探すとき時間がかかる

こちらも非常に時間を取られる作業です。

「鈴木」という言葉で検索をかけても、差出人・件名・本文に鈴木が含まれていると全部引っかかってしまいます。

解決方法

こちらは「検索の軸を設定」すれば解決します。

上タブの「検索」の「詳細」をクリックしていただくと検索条件を新たに出すことができます。

次に詳細をクリックします。

このように一覧ででてきますので、検索時にだしたいものをクリックします。

するとこのように検索したいものごとにできるようになりました。

新規メール作成時の標準フォントを変えるには?

会社では指定の文字フォントに変えろというケースが多いかと思います。

ちなみに弊社はメイリオになりますので、それに変えております。

<手順⑴>

まずは左側の「ファイル」タブの「オプション」をクリックします。

<手順⑵>

ひな形およびフォント」ボタンを押す。

<手順⑶>

新規メッセージの場合は、「新しいメッセージ」の文字書式ボタンを押してください。

返信メッセージの場合は、「返信/転送メッセージ」の文字書式ボタンを押してください。

<手順⑷>

この画面で、文字のフォントや文字の大きさ、フォントの色を設定することができます。

すごく簡単な設定なので、是非試してみてください!

PC立ち上げ時にOutlookを自動で立ち上げる

これはもしかしたら会社で付与されているPCであれば、元から設定されているかもしれません。・

ただもしされていなければ、毎回立ち上げるのはめんどくさいですよね。

そんな方は是非設定してみてください。

※windows10のPC前提でお話いたします

<手順⑴>

キーボード上にある「windows」ボタンと「R」ボタンを同時に押します。

すると下記のような画面が出現します。

<手順⑵>

名前のところに「shell:startup」と記入ください。

<手順⑶>

こんな感じでエクスプローラーがでてきたらOKです!

この中に、PC起動時に自動で立ち上がってほしいソフトのアイコンをドラッグ&ドロップします。

これで毎朝の無駄な作業はなくなりますね。

定型文をメールにあらかじめ入れておく

自分の会社名や名前等を毎回打つのは非常にめんどくさいです。

あらかじめ新規メール・返信メールの時にも入っていれば、時間短縮になります。

<手順⑴>

まずは左上の「ファイル」ボタンを押します。

<手順⑵>

左側の「メール」のタブを選び、右側の「署名」ボタンを押す。

<手順⑶>

新規作成」ボタンから、名前を決める。例)署名1

下記のスペース部分に自分が毎回メールにいれたい文章を書く。

ここで忘れてはいけないのが、新規作成メールと返信/転送メールを先程作った「署名1」に参照するのを忘れずに!

これでいつでもメールを送ろうとしたら、この任意の文章が自動的に貼りつきます。

outlookの使い方応用編

今まで説明してきたことは、言うなら知っている人は既に設定しているような簡単なものです。

ここからは少しだけ応用的に使いたい人向けに書きます。

1分後送信ルールを設ける

よくメールを送った後に、「あっ!!!」というようなことありませんか?

少なくとも私はあります。

やはり何度もチェックしていても、人間なので間違えて送信することはあります。

ここでこの機能を使うと、意外に役立つかもしれません。

<手順⑴>

上タブの「ファイル」ボタンから入っていただき、

下の方にある「仕分けルールと通知」ボタンをクリック!

<手順⑵>

一番上の「新しい仕分けルール」というボタンを押してください。

<手順⑶>

下の方にある「送信メッセージにルールを適用する」ボタンをクリック!

<手順⑷>

このような画面が出てきますが、チェックボックス等は特にいじらずに「次へ」を選んでください。

すると下のようなメッセージが出ますので、気にせず「はい」を押してください。

<手順5>

そうすると一番下に「指定した時間分後に配信する」というのがありますので。クリック!

するとこの画像のように、時間を設定できるようになります。

是非お試しください。

まとめ・総論

この2つを設定するだけで、大きく時間の短縮がはかれます。

働き方改革と言われている中で、少しでも業務を改善できたらと思います。

またアウトルックの使い方を追加で説明させていただきます。

それでは。

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